Los congresos, las convenciones, las ferias, las conferencias o las presentaciones son los tipos de eventos profesionales más conocidos. Para cualquier profesional, asistir a estas citas es de vital importancia no sólo para mantener las relaciones, sino también entablar otras nuevas y crear oportunidades. En el caso del mundo empresarial, nuevos contactos pueden ser sinónimo de nuevas oportunidades de negocio. Pero organizar un evento de estas características requiere tiempo, esfuerzo y recursos. En este punto, soluciones tecnológicas como la tecnología NFC pueden ser un aliado.

Los desafíos de cualquier equipo de organización de eventos son variados e implican que el trabajo arranque en los meses anteriores, se intensifique el día señalado y se estire a semanas después. Sobre todo, el proceso previo se basará en una toma de decisiones continua que determinarán la calidad y eficiencia del evento final. Primero hay que repartir un presupuesto, que por lo general suele ser ajustado, en los distintos elementos necesarios. Uno de ellos es, por ejemplo, el control de los asistentes.

PROBLEMAS EN LA ORGANIZACIÓN

Las acreditaciones analógicas son las más utilizadas, pero, por contra, las menos rentables. Los típicos cartones o tarjetas identificativas corrientes suelen salir caros y pueden ralentizar procesos como el del acceso al propio evento. El personal de puerta invertirá demasiado tiempo en leer cada tarjeta y encontrar el nombre del asistente en listados eternos. Listados de papel que, por otra parte, pueden perderse con facilidad.

Una solución de este tipo puede generar colas y deteriorar la imagen del evento que tanto trabajo tiene detrás. Del mismo modo, ofrece una estética arcaica que se aleja de la era actual de las nuevas tecnologías y de la sostenibilidad. Cualquier sistema de gestión basado en papel es poco sostenible e implica perjudicar al medio ambiente ¿Quién no ha acudido a un evento en el que se necesitaba ticket de entrada, otro de consumición y de ropero?

De otro lado, se desconoce la utilidad de conocer los datos a posteriori del evento. Si no se sabe cuánta gente realmente ha entrado a un recinto, a qué zonas ha accedido y en qué lugares ha participado será más complicado organizar y mejorar los aspectos del siguiente evento que se planee. Además, cada día se plantean cientos de miles de eventos a los que asistir y, con competidores tan similares, se hace vital buscar una diferenciación.

UNA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA RENTABLE

Frente todos los problemas que plantea la organización y el desarrollo de los eventos profesionales para las agencias, se encuentran la tecnología NFC. Esta se puede convertir en una herramienta útil y multifuncional para optimizar en cualquiera de sus fases un evento profesional. La tecnología NFC puede implementarse en pulseras, tarjetas o pegatinas convirtiendo en inteligentes estos dispositivos.

De este modo, el proceso de control de acceso al evento se reduce a un smartphone y un gesto, el de acercar la pulsera, tarjeta o pegatina. El chip integrado servirá de identificador y permitirá el acceso solamente a la persona autorizada a la parte del recinto autorizada, sin necesidad de tener cerca un listado de control. Esto ayudará a reducir esperas innecesarias.

Esta funcionalidad también se puede aplicar a servicios que incluya el propio evento como barras o catering. Cada asistente podrá incluir en su acreditación electrónica un número de cubiertos o consumiciones. La idea es que el público lleve todo en un mismo dispositivo. Tanto el registro de entrada como el de consumo se traducirán, cuando termine el evento, en informes para conocer datos de aforo por espacios, de número de consumiciones canjeadas y demás.

CAPTADOR DE LEADS

Centrándonos en eventos profesionales cuyo objetivo es generar networking, las acreditaciones electrónicas son el mejor recurso para facilitar los contactos o leads. Atrás quedan las tarjetas de visitas que se pierden después del evento, con NFC se pueden transferir y almacenar datos de contacto de una manera segura. Cada acreditación es un perfil que, al ser leído en cualquier stand, queda registrado para que no se pierdan los datos. Al finalizar el evento cada asistente puede visualizar los contactos de todos los espacios por donde ha pasado.

Del mismo modo, los expositores podrán recuperar el perfil de todo aquel que se haya interesado por su producto o servicio. Gracias a esto, es posible hacer seguimiento de las relaciones entabladas y potenciar las oportunidades de nuevos negocios. Además, cuando el visitante registra su acreditación en el stand, el expositor puede escribir un breve comentario sobre el mismo que le ayude, en el futuro, a identificarle y a prestarle una atención personalizada.

Bracelit es una empresa desarrolladora de un sistema de gestión de eventos basado en la tecnología NFC implementada en pulseras, tarjetas o pegatinas. Si eres organizador de eventos, quieres rentabilizarlo al máximo y diferenciarte del resto con tecnología puntera escríbenos a contacto@bracelit.es y elaboraremos una propuesta a medida según tus necesidades.

Fotografía y vídeo: Instituto Balmis